Gentile utente, ti informiamo che, con la imminente entrata in vigore del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR) il prossimo 25 maggio,
e‘ stata aggiornata la informativa sulla privacy e sui cookie. La nuova informativa spiega in parole piu‘ semplici i punti essenziali riguardanti
i dati che raccogliamo su di te, i motivi per cui trattiamo i tuoi Dati Personali e i tuoi Diritti.
Potrai prendere piu‘ facilmente visione dei tuoi dati e modificare le impostazioni sui consensi, che hai fornito per le diverse finalita‘ di trattamento,
nella tua Area Riservata. Con la occasione precisiamo che utilizzeremo sempre un linguaggio a te familiare per comunicarti ogni informazione
relativa ai tuoi dati personali.
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Generalita‘

La prossima entrata in vigore, prevista per il 25 maggio 2018, del Regolamento Europeo della Privacy n. 2016/679, comunemente detto GDPR, pone la necessita‘ di evidenziare le principali differenze tra tale normativa e quella attualmente in vigore in Italia, in modo da avere presente quali devono essere i punti di attenzione per risultare in linea con la disciplina europea.

Invero, il D. Lgs. n. 196/2003, Codice del trattamento dei dati personali, non viene del tutto abrogato, ma alcune disposizioni in esso contenute devono essere modificate o integrate alla luce delle disposizioni del GDPR, il cui scopo e‘ fornire a tutti gli Stati membri della

UE regole comuni in materia di trattamento dei dati personali, in modo da eliminare le disparita‘ di trattamento tra i soggetti dell‘Unione.

Fin dalla sua pubblicazione nella gazzetta Ufficiale della UE, nel 2016, il GDPR ha posto questioni interpretative, alcune delle quali ancora da risolvere da parte principalmente del Garante Privacy (non solo italiano, ma di qualunque Stato membro) e di coordinamento con la disciplina nazionale gia‘ in vigore. A tal fine, il Garante Privacy ha attivato non solo una serie di tavoli di lavoro con i rappresentanti delle maggiori realta‘ associative italiane, private e pubbliche, ma sta anche svolgendo un lavoro interpretativo e coordinativo, in modo da fornire agli interessati le indicazioni chiare e necessarie per poter adeguarsi alla nuova normativa.

Tra le varie iniziative finora intraprese, lo stesso Garante ha pubblicato una Guida in cui illustra le principali modifiche che il GDPR apporta al D. Lgs. n. 196/2003, rilevando le differenze tra le due leggi. Scopo del presente articolo e‘, quindi, riassumere in maniera sintetica le piu‘ rilevanti tra tali modifiche.

 

• Fondamenti di liceita‘ del trattamento: sono indicati nello art. 6 del GDPR e, in linea di massima, coincidono con quelli del D. Lgs. n. 196/2003 (consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, doveri del titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati sono comunicati), con alcuni cambiamenti:
  • Consenso: (i) deve essere esplicito per i dati sensibili e in caso di trattamenti automatizzati, compresa la profilazione. Esplicito non e‘ sinonimo di forma scritta, benche‘ questa e‘ la modalita‘ idonea per configurare la inequivocabilita‘ del consenso e, in ogni caso, il titolare deve essere in grado di dimostrare che lo interessato ha prestato il consenso a uno specifico trattamento; (ii) il consenso dei minori e‘ valido a partire dai 16 anni.
  • Interesse vitale di un terzo: e‘ invocabile a condizione che, nella fattispecie concreta, nessuna delle altre condizioni di liceita‘ puo‘ trovare applicazione.
  • Interesse legittimo prevalente di un titolare o di un terzo: il bilanciamento tra tale interesse e i diritti e la liberta‘ dello interessato spetta allo stesso titolare (estensione del principio di responsabilizzazione, uno dei cardini del GDPR).
  • Informativa: i contenuti della Informativa sono tassativamente indicati negli artt. 13, par. 1, e 14, par. 1, del GDPR. In particolare, essa deve contenere: (i) i dati di contatto del RDP-DPO (Responsabile della protezione dati Data Protection Officer), ove esistente; (ii) la base giuridica del trattamento; (iii) lo interesse legittimo, se costituisce la base legittima del trattamento; (iv) se i dati sono trasferiti in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti; (v) periodo di conservazione dei dati o i criteri per stabilire tale periodo; (vi) diritto di presentare un reclamo alla autorita‘ di controllo; (vi) in caso di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, indicazione della logica di tali processi e delle conseguenze previste per lo interessato.
    Nella ipotesi di dati personali non raccolti direttamente presso lo interessato, la Informativa deve essere fornita entro un tempo non superiore a un mese dalla raccolta, oppure al momento della comunicazione dei dati.
    • Caratteristiche della Informativa: concisa, trasparente, intellegibile per lo interessato e facilmente accessibile, uso di un linguaggio chiaro e semplice e previsione di idonee informative per i minori.
    • Forma della Informativa: date le imprescindibili caratteristiche sopra delineate, in linea di principio e‘ data per iscritto e preferibilmente in formato elettronico, fermo restando che sono ammessi altri mezzi, compresa la forma orale. e‘ ammesso un uso di icone che ne riassumono i contenuti principali, ma solo in combinazione con la Informativa estesa. Le icone devono essere uguali in tutti gli Stati membri e saranno definite dalla Commissione europea.
    • Tempi: la Informativa deve essere fornita allo interessato prima di effettuare la raccolta dei dati o, se questi non sono raccolti direttamente presso lo interessato, deve comprendere anche le categorie dei dati personali oggetto di trattamento. Il titolare deve sempre comunque specificare la propria identita‘ e quella della eventuale rappresentante nel territorio italiano, le finalita‘ del trattamento, i diritti degli interessati e, se esiste un responsabile del trattamento, la sua identita‘ e quali sono i destinatari dei dati.

 

• Diritti degli interessati:
  • Modalita‘ per lo esercizio dei diritti (artt. 11 e 12 GDPR): il termine per la risposta allo interessato e‘ un mese, estendibile fino a tre mesi in casi di particolare complessita‘. Il titolare deve sempre dare un riscontro allo interessato entro un mese dalla richiesta, anche in caso di diniego. Spetta al titolare valutare la complessita‘ del riscontro allo interessato e lo ammontare dello eventuale contributo da chiedere a questo ultimo, ma solo se si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive o ripetitive, o se prevedono il rilascio di piu‘ copie dei dati personali nella ipotesi di diritto di accesso. La risposta allo interessato deve essere data per iscritto (la forma orale e‘ ammessa solo se espressamente richiesta dallo interessato), concisa, trasparente, facilmente accessibile ed espressa con un linguaggio semplice e chiaro.
  • Diritto di accesso (art. 15 GDPR): e‘ il diritto a ricevere una copia dei dati personali oggetto di trattamento nonche‘ la indicazione del periodo di conservazione previsto o, se non e‘ possibile prevederlo, dei criteri utilizzati per definire tale periodo e le garanzie applicate in caso di trasferimento dei dati in Paesi terzi.
  • Diritto di cancellazione diritto allo oblio (art. 17 GDPR): e‘ il diritto di cancellazione dei propri dati personali in forma rafforzata. I titolari hanno lo obbligo, se hanno reso pubblici tali dati, ad esempio pubblicandoli su un sito web, di informare della richiesta di cancellazione altri titolari che trattano i dati personali cancellati, compresi qualsiasi link, copia o riproduzione. Rispetto al D. Lgs. n. 196/2003 lo interessato ha il diritto di chiedere la cancellazione dei propri dati anche dopo la revoca del consenso al trattamento.
  • Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): e‘ un diritto diverso e piu‘ esteso rispetto allo attuale blocco del trattamento previsto dallo art. 7, comma 3, lett. a) del D. Lgs. n.196/2003. Il GDPR prevede, infatti, che tale diritto possa essere esercitato non solo in caso di violazione dei presupposti di liceita‘ del trattamento (quale alternativa alla cancellazione dei dati), bensi' anche se lo interessato chiede la rettifica dei suoi dati o si oppone al trattamento, in attesa della valutazione di tale opposizione da parte del titolare.
  • Diritto alla portabilita‘ dei dati (art. 20 GDPR): e‘ uno dei nuovi diritti introdotti dalla normativa europea. Esso non si applica ai trattamenti non automatizzati (archivi o registri cartacei); sono portabili solo i dati trattati con il consenso dello interessato o sulla base di un contratto stipulato con lo interessato e solo i dati che siano stati forniti dallo interessato al titolare. Questo ultimo deve, inoltre, essere in grado di trasferire direttamente i dati portabili a un altro titolare indicato dallo interessato, se tecnicamente possibile.

 

• Titolare, Responsabile, Incaricato del trattamento (artt. 26 e ss. GDPR):
  • Contitolarita‘ del trattamento (art. 26 GDPR): i titolari devono definire specificamente con un atto giuridicamente valido il rispettivo ambito di responsabilita‘ e i relativi compiti con particolare riguardo alloesercizio dei diritti degli interessati, che hanno la possibilita‘ di rivolgersi indifferentemente a qualunque titolare operante congiuntamente. Con riferimento al predetto atto giuridicamente valido, lo art. 29 GDPR specifica che deve trattarsi di un contratto (o altro atto giuridico conforme al diritto nazionale) e deve disciplinare tassativamente le materie riportate allo art. 28, par. 3, al fine di dimostrare che il titolare offre garanzie sufficienti (natura, durata e finalita‘ del trattamento, categorie di dati oggetto di trattamento, misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il rispetto delle istruzioni impartite dal titolare e delle disposizioni regolamentari). e‘ consentita la nomina di subresponsabili del trattamento da parte di un responsabile (art. 28, par. 4 GDPR) per specifiche attivita‘ di trattamento. Il responsabile risponde davanti al titolare per eventuali inadempimenti del sub-responsabile, salvo che dimostri che lo evento dannoso non gli e‘ in alcun modo imputabile.
  • Obblighi specifici in capo ai responsabili del trattamento, distinti da quelli dei titolari: tenuta del registro dei trattamenti svolti (art. 30, par. 2 GDPR); adozione di misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (art. 32 GDPR); designazione di un RDP-DPO nei casi previsti dal Regolamento o dalla normativa nazionale (art. 37 GDPR).
    Importante, infine, la previsione dettata dallo art. 27, par. 3, GDPR relativa allo obbligo di nomina di un rappresentante in Italia da parte del responsabile non stabilito nella UE.

 

• Approccio basato sul rischio e misure di accountability (i.e. responsabilizzazione) di titolari e responsabili: in generale, si tratta della adozione di comportamenti proattivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare la applicazione del Regolamento. In pratica, viene affidato ai titolari il compito di stabilire autonomamente le modalita‘, le garanzie e i limiti del trattamento dei dati personali, sempre nel rispetto delle normative e dei criteri contenuti nel GDPR.
  • Data protection by default e by design (art. 25 GDPR): analisi preventiva per configurare il trattamento prevedendo a monte, ovvero prima di procedere al trattamento, le garanzie indispensabili al fine di soddisfare i requisiti del Regolamento e tutelare i diritti degli interessati. La analisi preventiva deve attuarsi attraverso una serie di attivita‘ specifiche e dimostrabili, tra cui quelle connesse al rischio inerente al trattamento. Tale rischio e‘ rappresentato da impatti negativi sulle liberta‘ e i diritti degli interessati, che devono essere analizzati attraverso un apposito processo di valutazione, al cui esito il titolare potra‘ autonomamente decidere se iniziare il trattamento (perche‘ ha adottato misure idonee a mitigare sufficientemente il rischio) o a consultare la autorita‘ di controllo competente per avere informazioni su come gestire il rischio. Da notare che lo intervento della autorita‘ e‘ quindi successiva alle determinazioni del titolare e non e‘ autorizzativa. Cio‘ spiega la abolizione, a partire dal 25 maggio 2018, della notifica preventiva dei trattamenti e della verifica preliminare prevista dallo art. 17 del D. Lgs. n. 196/2003.
  • Registro dei trattamenti (art. 30, par. 5 GDPR): tutti i titolari e i responsabili del trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti, ma solo se non effettuano trattamenti a rischio, devono tenere un registro dei trattamenti effettuati, in forma scritta, anche elettronica, che dovra‘ essere esibito dietro richiesta del Garante.
  • Misure di sicurezza (art. 32 GDPR): il Regolamento prevede una lista aperta e non esaustiva delle misure tali da garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento. Dopo il 25 maggio 2018 non potranno sussistere obblighi generalizzati di adozione di misure minime di sicurezza, la cui valutazione sara‘ rimessa, caso per caso, al titolare e al responsabile in rapporto ai rischi specificamente individuati.
  • Notifica delle violazioni di dati personali: prevede lo obbligo in capo a tutti i titolari di notificare alla autorita‘ competente le violazioni di dati personali di cui vengano a conoscenza entro 72 ore e comunque senza giustificato ritardo, ma soltanto se ritengono probabile che da tale violazione derivino rischi per i diritti e le liberta‘ degli interessati. Ne deriva che la notifica alla autorita‘ non e‘ obbligatoria, essendo subordinata (e qui ritorna il principio di responsabilizzazione) alla valutazione da parte del titolare.
  • Responsabile della protezione dei dati (RDP-DPO): e‘ finalizzata a facilitare la attuazione del Regolamento da parte del titolare/responsabile. Tale figura (che deve rispondere ai requisiti di indipendenza, autorevolezza e competenza mangariale), infatti, deve, tra lo altro, sensibilizzare e formare il personale in merito agli adempimenti privacy, nonche‘ sorvegliare sulla valutazione di impatto del rischio. La sua designazione e‘ obbligatoria nei casi previsti dallo art. 37. Si rimanda alle Linee Guida stabilite dal Gruppo art. 29 per le maggiori specifiche relative ala DPO.

 

• Trasferimenti di dati verso Paesi terzi e organismi internazionali (artt. 45 ss. GDPR):
  Resta in vigore la necessita‘ della previa autorizzazione del Garante solo nel caso in cui il titolare desidera utilizzare clausole contrattuali non riconosciute come adeguate dalla Commissione europea oppure accordi amministrativi stipulati tra autorita‘ pubbliche. Il Regolamento consente di ricorrere anche a codici di condotta o schemi di certificazione per dimostrare le garanzie adeguate previste dallo art. 46 GDPR. Ne consegue che i titolari o i responsabili del trattamento dei Paesi terzi potranno far valere gli impegni sottoscritti attraverso la adesione a codici di condotta o a schemi di certificazione, ove questi disciplino anche o esclusivamente i trasferimenti di dati verso Paesi terzi. In ogni caso, tali titolari dovranno assumere un impegno vincolante mediante uno specifico strumento contrattuale o altro strumento giuridicamente vincolabile o azionabile dagli interessati. e‘ vietato il trasferimento verso Paesi terzi sulla base di decisioni giudiziarie o ordinanze amministrative emesse da autorita‘ di tale Paese terzo in mancanza di accordi internazionali di mutua assistenza giudiziaria o simili. In deroga al principio generale, il Regolamento ammette il trasferimento di dati personali verso un Paese terzo non adeguato per importanti motivi di interesse pubblico, purche‘ tale interesse sia riconosciuto dal diritto dello Stato membro del titolare o dal diritto della UE (quindi, non rileva lo interesse pubblico riconosciuto dal solo Paese terzo).

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